Share
« back

Mesyuarat Ketiga Penggal Pertama Dewan Negeri Selangor Tahun 2013

19 November - 22 November 2013 dan 25 November - 29 November 2013

85) PEJABAT EXCO

Tahun: 2013

Sesi: 3

Isu: Pentadbiran

Adun: Y.B. Datuk Abdul Shukur Bin Idrus

Kategori: Bertulis

Sub Soalan

  1. Nyatakan struktur kakitangan dan perjawatan dalam setiap pejabat EXCO?

    1. Struktur kepegawaian di Pejabat YB AMMKN adalah seperti berikut:

     

    Bil. Unit Jawatan Jumlah
     

    1.

    		  

    Pentadbiran Portfolio

    		 Pegawai Penasihat Dasar 1
    Pegawai Penyelaras Pegawai di Jabatan berkenaan
     

    2.

    		  

    Pentadbiran Politik

    		 Setiausaha Kanan 1
    Pembantu        Tadbir                           kepada Setiausaha Kanan 1
    3. Pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerja 1
    Pembantu        Tadbir                           kepada Setiausaha Kerja 1

     

    Carta organisasi bagi setiap Pejabat YB AMMKN adalah seperti berikut:

  2. Apakah fungsi dan skop kerja setiap pegawai EXCO?

    1. Fungsi dan skop kerja bagi setiap pegawai yang bertugas di Pejabat YB AMMKN adalah seperti berikut:

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
    1. Pegawai Penasihat Dasar 1.   Pengurusan kajian semula dan kemas kini dasar:

     

    a.      Mengumpul, menganalisa, mengkaji dan menyediakan laporan kajian yang berkaitan bagi memastikan YB AMMKN mendapat maklumat perkembangan terkini.

     

    b.      Menggubal dan mengemas kini serta menambah baik dasar, polisi, garis panduan dan prosedur yang berkaitan portfolio YB AMMKN.

     

    c.       Berhubung secara terus dengan jabatan / agensi di bawah Jawatankuasa Tetap portfolio untuk mendapatkan maklumat dan maklum balas.

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
         

    2.   Kajian    Kemungkinan   terkini    berkaitan dengan dasar dan polisi:

     

    a.      Mengkaji / menganalisa serta mendapatkan usaha sama agensi terhadap dasar tersebut dan menyediakan laporan Kajian Kemungkinan untuk membantu YB AMMKN membuat pertimbangan yang tepat berhubung dengan pelaksanaan dasar berkenaan.

     

    b.      Berhubung secara terus dengan jabatan / agensi di bawah Jawatankuasa Tetap portfolio untuk mendapatkan maklumat dan maklum balas.

     

    3.   Khidmat pakar rujuk berkaitan dasar dan polisi di bawah portfolio YB AMMKN:

     

    a.      Memantau perkembangan terkini, memberi informasi dan khidmat

     

    nasihat, cadangan penyelesaian dan penambahbaikan kepada portfolio di bawah bidang kuasa YB AMMKN dengan tepat dalam tempoh yang diperlukan.

     

    b.      Melaporkan semua program / aktiviti yang dalam perancangan, sedang dilaksanakan dan yang akan dilaksanakan kepada YB AMMKN.

     

    4.      Mengenal pasti dan mengesyorkan Kumpulan Think Tanker:

     

    a.      Mengenal pasti kumpulan pakar (individu / organisasi) dan mengesyorkan kepada YB AMMKN bagi memikirkan dasar / polisi yang terbaik berkaitan portfolio YB AMMKN.

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
        5.      Penyediaan    Kertas  Majlis    Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN).

     

    6.      Penyelarasan input jawapan soalan Dewan Negeri:

     

    Mendapatkan dan mengumpulkan input jawapan soalan-soalan (berkaitan dasar) Dewan Negeri daripada pihak yang

     

    berkaitan serta memastikan input berkenaan tepat dan sahih.

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
        2.   Kajian    Kemungkinan   terkini    berkaitan dengan dasar dan polisi:

     

    a.      Mengkaji / menganalisa serta mendapatkan usaha sama agensi terhadap dasar tersebut dan menyediakan laporan Kajian Kemungkinan untuk membantu YB AMMKN membuat pertimbangan yang tepat berhubung dengan pelaksanaan dasar berkenaan.

     

    b.      Berhubung secara terus dengan jabatan / agensi di bawah Jawatankuasa Tetap portfolio untuk mendapatkan maklumat dan maklum balas.

     

    3.   Khidmat pakar rujuk berkaitan dasar dan polisi di bawah portfolio YB AMMKN:

     

    a.      Memantau perkembangan terkini, memberi informasi dan khidmat

     

    nasihat, cadangan penyelesaian dan penambahbaikan kepada portfolio di bawah bidang kuasa YB AMMKN dengan tepat dalam tempoh yang diperlukan.

     

    b.      Melaporkan semua program / aktiviti yang dalam perancangan, sedang dilaksanakan dan yang akan dilaksanakan kepada YB AMMKN.

     

    4.      Mengenal pasti dan mengesyorkan Kumpulan Think Tanker:

     

    a.      Mengenal pasti kumpulan pakar (individu / organisasi) dan mengesyorkan kepada YB AMMKN bagi memikirkan dasar / polisi yang terbaik berkaitan portfolio YB AMMKN.

     

    5.      Penyediaan    Kertas  Majlis    Mesyuarat

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
        Kerajaan Negeri (MMKN).

     

    6. Penyelarasan input jawapan soalan Dewan Negeri:

     

    Mendapatkan dan mengumpulkan input jawapan soalan-soalan (berkaitan dasar) Dewan Negeri daripada pihak yang

     

    berkaitan serta memastikan input berkenaan tepat dan sahih.
    2. Pegawai Penyelaras 1.      Perancangan dan pelaksanaan program STANCO:

     

    a.         Mengetuai urus setia pelaksanaan program-program STANCO dan menyediakan keperluan yang bersesuaian bagi memastikan ia berjalan lancar dan memenuhi objektif program termasuklah mengendalikan mesyuarat penyelarasan dan pemantauan program.

     

    b.         Memastikan setiap agensi memahami dasar / polisi STANCO yang berkaitan jelas, mendapatkan input maklum balas daripada agensi yang berkenaan dengan menggunakan kaedah lain yang bersesuaian untuk membuat perancangan bagi menepati objektif yang dikehendaki oleh YB AMMKN.

     

    2.   Penyediaan dan penyelarasan input kertas Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN):

     

    a.         Menyediakan dokumentasi kertas MMKN untuk kelulusan program yang dirancang memenuhi objektif STANCO.

     

    3.   Penyelarasan input dan draf jawapan soalan Dewan Negeri.

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
        a. Mendapatkan dan  mengumpulkan input jawapan soalan-soalan Dewan Negeri daripada agensi yang berkaitan serta memastikan input berkenaan tepat dan sahih
    3. Setiausaha Kanan 1.   Menyediakan isi kandungan media massa dan perhubungan awam

     

    a.      Membantu YB AMMKN dalam mengendalikan aduan-aduan serta memberikan maklum balas.

     

    b.      Mengkaji dan menyediakan draf teks ucapan YB AMMKN dan kenyataan akhbar.

     

    c.       Menyediakan dan mendapatkan maklumat terkini untuk dimuat naik di dalam laman sesawang atau blog.

     

    2.   Memberikan            nasihat           berkaitan perkembangan prestasi YB AMMKN.

     

    a.      Memberikan nasihat berkenaan pengurusan Portfolio dan isu-isu semasa.

     

    b.      Memberikan nasihat dari aspek komunikasi dan perhubungan awam.

     

    3.   Menguruskan      urusan      peribadi      YB AMMKN.

     

    a.      Menguruskan perihal hal ehwal peribadi YB AMMKN.

     

    b.      Menentukan pihak atau individu yang perlu berjumpa dengan YB AMMKN.

     

    c.       Mengiringi atau mewakili YB AMMKN menghadiri dan mempengerusikan mesyuarat / melawat tapak.
    4. Setiausaha Kerja 1. Pengurusan aduan (surat, emel, telefon atau walk in)

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
        a.      Memastikan rekod / fail surat / dokumen / e-mel berkaitan aduan yang diterima dipanjangkan kepada YB AMMKN untuk diambil maklum dan memberikan arahan tindakan selanjutnya.

     

    b.      Memastikan arahan tindakan yang diarahkan oleh YB AMMKN diterima oleh agensi berkaitan dalam tempoh yang singkat.

     

    2.   Pengurusan komunikasi dan khidmat pelanggan (surat, emel , telefon atau walk in)

     

    a.      Memastikan maklumat disampaikan kepada pihak yang berkaitan melalui medium yang bersesuaian.

     

    b.      Memastikan tetamu yang berkunjung ke pejabat diberikan layanan dan keperluan yang diperlukan selagi ianya tidak melanggar undang-undang serta bidang kuasa.

     

    c.       Menjadi penyambut tetamu dan petugas khidmat pelanggan bagi Pejabat YB AMMKN.

     

    3.   Menguruskan sistem fail dan dokumentasi Pejabat.

     

    a.      Mengemas kini fail-fail dan dokumen pejabat agar teratur dan mudah dicapai.

     

    4.   Mengurus kelengkapan dan kebersihan Pejabat.

     

    a.      Keperluan pejabat seperti alat tulis, peralatan dan perabot serta aset pejabat diselenggara dan ditadbir dengan teratur serta keselamatannya terjamin.

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
        b. Memastikan kebersihan dan keselesaan ruang Pejabat.

     

    5.   Menguruskan     hal     ehwal                              kewangan pejabat YB AMMKN.

     

    a.      Memastikan dokumen tuntutan kewangan YB AMMKN lengkap dan mengikut prosedur serta memastikan tuntutan berkenaan dibayar dalam tempoh yang ditetapkan.

     

    b.      Menguruskan akaun tunai pejabat.

     

    6.   Memastikan      persiapan     logistik     dan jamuan

     

    Menguruskan tempahan serta keperluan jamuan dan majlis dari aspek logistik yang dianjurkan oleh pejabat YB AMMKN.
    5. Pembantu Tadbir 1.      Mengemas kini sistem rekod (surat dan fail)

     

    a.      Menerima dan merekodkan surat yang diterima supaya mudah dirujuk dan dicapai.

     

    b.      Menyediakan salinan dokumen / surat menyurat yang mencukupi untuk rujukan YB AMMKN dan Setiausaha Kanan / Kerja.

     

    2.   Pengurusan aduan (surat, emel, telefon atau walk in)

     

    a.      Merekodkan surat / dokumen / e-mel berkaitan aduan yang diterima di dalam fail.

     

    b.      Mengedarkan surat/dokumen/emel berkaitan aduan kepada agensi yang berkenaan dengan arahan Setiausaha Kerja.

     

    Bil. Jawatan Deskripsi tugas
        c. Menerima dan  mengedarkan dokumen maklum balas kepada pihak

    / agensi yang berkaitan.

     

    3.      Menaip    surat     atau     dokumen    yang berkaitan dengan pentadbiran Pejabat.

     

    4.      Dokumentasi tuntutan kewangan Pejabat YB AMMKN

     

    a.      Mengumpulkan dokumen tuntutan kewangan YB AMMKN yang lengkap dan mengikut prosedur.

     

    b.      Merekod aliran tunai di Pejabat YB AMMKN.

     

    5.      Pengurusan   Kebersihan,    persekitaran dan peralatan Pejabat

     

    a.      Menjaga            dan            memastikan persekitaran pejabat dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

  3. Adakah kakitangan ini kontrak atau tetap dan berapakah kadar gaji atau elaun mereka?

    1. Pegawai-pegawai di Pejabat Exco adalah berstatus lantikan kontrak. Perincian penetapan gaji pegawai-pegawai tersebut adalah seperti berikut:-

     

     

     

     

    Jawatan

    		  

     

    Status Perkhidmatan

    		 Gaji Pokok Sebulan (Jadual Gaji Minimum-

    Maksimum)

    		 Elaun
     

     

    ITP

    		  

     

    ITKA

    		  

     

    BSH
    Setiausaha Kanan Contract Of

    Service

    		 RM1,910.02 –

    RM6,799.30

    		 RM250 RM300 RM300
    Pegawai Penasihat

    Dasar

    		 Contract For

    Service

    		 RM5000.00 – – –

     

     

     

    Jawatan

    		  

     

    Status Perkhidmatan

    		 Gaji Pokok Sebulan (Jadual Gaji Minimum-

    Maksimum)

    		 Elaun
     

     

    ITP

    		  

     

    ITKA

    		  

     

    BSH
    Pegawai

    Penyelaras

    		 Contract Of

    Service

    		 RM1,910.02 –

    RM6,799.30

    		 RM250 RM300 RM300
    Setiausaha Kerja Contract Of

    Service

    		 RM1,361.14 –

    RM 4,427.94

    		 RM180 RM160 RM300
    Pembantu Tadbir Contract Of

    Service

    		 RM927.03 –

    RM 3,089.68

    		 RM180 RM115 RM300
    Pemandu Contract Of

    Service

    		 RM792.60 –

    RM 2,007.76

    		 RM180 RM95 RM300

Lampiran

Tiada Lampiran.